Zdrowie fizyczne pracowników biurowych jest tematem dość dobrze wyeksplorowanym. Nieco mniej jest rozeznany temat wpływu ruchu, a także środowiska wewnętrznego biura na zdrowie psychiczne pracowników. Wynika to prawdopodobnie z faktu, że dopiero zmiana trendów na rynku pracy na korzyść pracownika skierowała uwagę na tę subtelną stronę człowieka – jego psychikę i samopoczucie. Również to, że pracujemy coraz dłużej i intensywniej przekłada się na naszą wytrzymałość nie tylko fizyczną (stawy, kręgosłup), ale również psychiczną.
Już na etapie projektowania budynku czy biura możemy pomyśleć o zdrowiu psychicznym pracowników poprzez zaprojektowanie odpowiedniego oświetlenia i dostępu do okien oraz światła naturalnego. Zapewnienie dostępu do światła w miesiącach, kiedy jest go dużo, wydaje się w miarę łatwym zadaniem, prawdziwym wyzwaniem stają się miesiące jesienno-zimowe. Seasonal affective disorder (SAD) jest odmianą depresji związanej właśnie z tym okresem i jest to stan, w którym obniżona jest produktywność wielu pracowników. Podczas wykańczania nowego czy remontu istniejącego biura, warto więc pomyśleć o systemach tzw. circadian lighting, które imitują naturalne światło słoneczne oraz jego barwę i pomagają regulować rozchwiany, szczególnie w miesiącach z małą ilością światła słonecznego, cykl dobowy pracownika biurowego. Zsynchronizowany cykl dobowy to więcej snu i mniejsze problemy z zasypianiem w nocy, mniejsza potrzeba cukru, lepsza gospodarka hormonalna w ciągu dnia, a co za tym idzie – zredukowane wytwarzanie hormonu stresu – kortyzolu.
Użycie światła LED, bardziej naturalnego dla oka niż światło fluorescencyjne oraz zapewnienie samoobsługowych rolet, gdy tego światła jest za dużo – to tanie i szybkie w implementacji rozwiązania. Są nieocenionymi narzędziami w obszarze zapewnienia spokoju wewnętrznego poprzez zmniejszenie irytacji wynikającej ze zbyt ostrego światła dziennego czy męczącego oko światła sztucznego.
Oślepiające światło zza okna, dodatkowo odbijające się od biurka, w połączeniu z nieodpowiednim schłodzeniem powierzchni biurowej, potrafią bardzo skutecznie obniżyć poczucie komfortu. W drugiej kwestii podstawą jest sprawnie funkcjonujący i dokładnie serwisowany system ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC), na który dodatkowo użytkownicy mogą mieć wpływ poprzez strefowe nastawniki temperatury. W ten sposób eliminuje się ból i zawroty głowy, a poprawia skupienie na zadaniach. Coraz częściej stosuje się belki chłodzące, zamiast klimakonwektorów. Nie następuje w nich skraplanie wody, dzięki temu nie wytwarza się drażniąca górne drogi oddechowe i uczulająca pleśń. Niezadowolenie z jakości powietrza w biurze i częste krótkotrwałe zwolnienia to plaga starszych budynków biurowych. Wiąże się to również z przesuszonym powietrzem, co powoduje szczególnie poczucie suchości oka oraz kaszel, a te należą do głównych czynników poirytowania i niezadowolenia pracowników z biura.
Doskonałym sposobem na poprawę odczucia jakości powietrza – a więc uspokajającym i pozwalającym się skupić – jest stosowanie wyższych sufitów. Pracownicy nie czują się wtedy przytłoczeni przez nisko osadzony strop i subiektywnie czują się lepiej w takich pomieszczeniach. Można też zadbać o napowietrzanie biura odpowiednio większą ilością świeżego powietrza, które oczywiście nie będzie recyrkulowane. Ocenia się, że 40 m3/os/h (czyli o 10 m3 więcej niż wymagają tego przepisy) jest ilością powietrza, która daje wysoki komfort pracy i paliwo do kreatywnej i niemęczącej pracy.
Warunkiem koniecznym do zapewnienia zdrowego środowiska pracy jest użycie materiałów ze śladowymi ilościami lotnych związków organicznych (LZO), które powodują choroby dróg oddechowych i bóle głowy. Stres biorący się z niemożliwości nadążenia nad zadaniami z powodu ciągłego skupienia na dyskomforcie cielesnym wynikającym z nieodpowiedniej jakości i ilości powietrza, może być dzięki powyższym rozwiązaniom znacznie zredukowany, a nawet wyeliminowany.
Poprawa jakości powietrza na pewno wiąże się bezpośrednio z aspektem hałasu biurowego i obecności roślin i innych elementów przypominających naturę w biurze. Rośliny nie tylko pomogą utrzymać powietrze bardziej nawilżonym, ale także pomogą wygłuszyć biuro. Zielone ściany są świetnym separatorem stref open space i dodatkowo dają poczucie większej prywatności i bliskości z naturą, a to, jak wiadomo obniża poziom stresu i sprawia, że pracuje się przyjemniej, a przez to wydajniej. Hałas i rozmowy telefoniczne podnoszą stres wynikający z niemożliwości wykonywania wydajnie obowiązków służbowych. Zapewnienie stref dla często rozmawiających i stref skupienia dla lubiących pracę w ciszy, jak również zastosowanie materiałów dźwiękochłonnych, jest dobrym rozwiązaniem.
Ważne jest także, aby przestrzeni per capita było odpowiednio dużo, gdyż zbyt duży ścisk wzmaga nie tylko hałas i utrudnia właściwe napowietrzenie przestrzeni, ale także zwiększa poziom agresji i stresu. Poziom frustracji wzrasta również, gdy nie ma innej możliwości wykonania swojej pracy, jak tylko przy jednym, dedykowanym biurku, co wymusza nienaturalną pozycję siedzącą przez wiele godzin. Activity based workplaces, ze strefami kreatywnymi, miejscami do aktywnego relaksu i miejscami skupienia, jest kluczem ku poprawie produktywności pracowników biurowych wraz z wydłużającym się dzisiaj dniem pracy.
Im dłuższy dzień pracy, tym dłużej siedzimy w bezruchu i coraz częściej zapadamy nie tylko na choroby kostno-stawowe i bóle okolic szyi i lędźwi, ale także zwiększamy prawdopodobieństwo chorób serca, otyłości i cukrzycy. Sama świadomość naszego poświęcenia się pracy, która przekłada się niestety także na pogorszenie stanu fizycznego naszego ciała, wpływa także na zwiększenie frustracji i obniżenie nastroju. Zapobiegać temu należy poprzez stosowanie ergonomicznych biurek i krzeseł oraz wyposażanie biur sprzętem, który posiada opcję regulowania wysokości. Należy również edukować pracowników z zakresu ergonomii i stale przypominać o potrzebie częstego wstawania, choćby na chwilę. Jest to istotne także z punktu widzenia krążenia płynów ustrojowych w organizmie, gdyż złe krążenie przekłada się na źle rozdystrybuowane hormony i tlen, co wpływa na obniżony nastrój, poczucie ospałości i budzącą się niechęć do wykonywanych zadań.
Podkreślanie istoty ruchu w codziennym życiu pracownika biurowego jest nie do przecenienia. Długie godziny siedzenia muszą być przedzielane momentami na aktywność fizyczną, niezależnie czy będzie to chodzenie po schodach, częste wstawanie po szklankę wody, czy szybki marsz na lunch. Oprócz opisanych wyżej korzyści związanych z dystrybucją tlenu, ruch to także maszyna aktywizująca produkcję serotoniny – hormonu szczęścia. Aby zachęcić do przyjeżdżania do pracy na rowerze, rolkach czy hulajnodze, konieczne staje się zapewnienie odpowiedniej infrastruktury budynkowej – z prysznicami i przebieralniami dla aktywnych oraz parkingami dla jednośladów. Projektowanie budynków i biur tak, aby schody były łatwo dostępne i atrakcyjne, to kolejne rozwiązanie zachęcające do wyboru aktywnych form przemieszczania się w budynku.
W kwestii pożywienia i oferty gastronomicznej dostępnej w pobliżu, jak i w samym biurowcu, możemy edukować pracowników o tym, jakie zdrowe przekąski przyniosą im poprawę wydajności i nastroju (np. orzechy i nasiona, ciemna czekolada, sałatki ze szpinaku, pełnoziarniste pieczywo), a jakie mętlik w głowie – jak np. wysokocukrowe napoje, słodycze. Zarządca budynku może też zatroszczyć się o ofertę gastronomiczną dostępną w kantynach budynkowych, tak by pracownik miał zawsze szeroki wybór zdrowych i lekkich dań.
W przypadku wystąpienia zaburzeń natury psychicznej, ważne jest nie tylko wsparcie kolegów z pracy i zrozumienie przełożonego, ale przede wszystkim szybka rozmowa ze specjalistą. Wiele firm oferujących swoim pracownikom prywatną opiekę medyczną nie informuje ich o tym, iż często w ramach tej opieki dostępne też są konsultacje z psychologiem i psychiatrą. Wynikać to może prawdopodobnie z wciąż niedojrzałego podejścia do spraw zdrowia psychicznego i nietraktowania go na równi ze zdrowiem fizycznym. Kluczem więc jest przekazywanie informacji i porad dotyczących zdrowia psychicznego. Nawet proste komunikaty, na przykład o sposobach radzenia sobie z nagłym stresem, czy bardziej pogłębione informacje na temat szukania pomocy w razie kryzysu, powinny na stałe zagościć we wnętrzach polskich biur.
Istnieją dokumenty traktujące o zdrowiu psychicznym w biurze. Jednym z nich jest np. Luxembourg Declaration on Workplace Health Promotion in the European Union (European Network for Workplace Health Promotion, 2007), który podkreśla, że psychiczny well-being może być poprawiany nie tylko poprzez promowanie rozwoju osobistego, ale także poprzez lepszą organizację pracy i poprawę środowiska pracy.
Szacuje się, że na poziomie Unii Europejskiej, całkowity koszt związany z kłopotami ze zdrowiem psychicznym pracowników – obniżeniem ich produktywności, absencją i leczeniem, to ok. 450 miliardów euro rocznie.
http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0018/124047/e94345.pdf
Woktaszczyk P., Preventing mental health problems at workplaces in Poland, Nofer Institut e of Occupational Medicine, Poland
European Network for Workplace Health Promotion (2007). Luxembourg Declaration on Workplace Health Promotion in the European Union. Essen, European Network for Workplace Health Promotion (http://www.enwhp.org/publications.html, accessed 15 June 2010),
http://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/—ed_protect/—protrav/—safework/documents/publication/wcms_466547.pdf