Spersonalizowane miejsca pracy to rozwiązanie pozwalające na łączenie ze sobą dwóch kluczowych z punktu widzenia pracownika, aspektów decydujących o bezpieczeństwie i komforcie pracy. Z jednej strony, to możliwość indywidualnego zarządzania miejscem pracy, które zostaje dopasowane do potrzeb i oczekiwań poszczególnych pracowników, z drugiej zaś, możliwość tworzenia inspirujących oraz mobilizujących do pracy i działania mikroprzestrzeni, które pozwalają się wyróżniać i zachować poczucie odmienności.
Zarządzanie spersonalizowanym miejscem pracy
Spersonalizowane administrowanie przestrzenią pracy w nowoczesnych biurowcach zwiększa zarówno komfort pracy, jak i samego przebywania w budynku, wspiera wzrost wydajności pracowników oraz podnosi poziom zadowolenia ze spędzonego tam czasu.
Standardowymi rozwiązaniami w budynkach klasy A są systemy automatyki budynkowej – BMS (Building Management System). Dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możemy dokonywać kompleksowej kontroli podsystemów i instalacji w budynku oraz sterować sprzętem zainstalowanym w obiekcie, takim jak: oświetlenie, nagłośnienie, klimatyzacja czy czujniki ruchu. Koncepcje projektowe tego typu systemów zakładają monitorowanie i sterowanie ustalonymi parametrami, np. temperaturą i oświetleniem, na z góry określonej przestrzeni biurowej, co jest uzasadnione ze względów ekonomicznych, ale odbywa się kosztem indywidualnego komfortu pracy i relaksu poszczególnych pracowników w przestrzeniach, w których pracują.
Spersonalizowane sterowanie działaniem urządzeń budynkowych, będące kolejnym etapem ewolucji zaawansowanego technologicznie oprogramowania do zarządzania budynkiem na bazie systemu BMS, daje możliwość zarządzania elastycznymi miejscami pracy. W zależności od nadanych funkcjonalności systemu i udostępnionych pracownikowi uprawnień możliwe jest:
- dla każdego pracownika przypisanie indywidualnych (zapamiętanie ustawianych już wcześniej) parametrów pracy w przydzielonym pomieszczeniu, takich jak: wysokość biurka, ustawienie wysokości krzesła, ustawienie temperatury pracy, wilgotności, natężenia oświetlenia, barwy światła, odtwarzanie ulubionej muzyki;
- dopasowanie przez system optymalnych pod względem ergonomii ustawień wysokości stołu, monitora oraz fotela tak, aby jak najbardziej zminimalizować obciążanie psychiczne i fizyczne pracownika;
- monitorowanie utrzymywania prawidłowej postawy ciała przy komputerze;
- monitorowanie fizycznych i psychicznych cech pracownika, zalecenie zrobienia przerwy w momencie, kiedy dochodzi do nadmiernego przeciążenia organizmu.
Przykłady możliwych do wdrożenia rozwiązań i technologii w zakresie „regulowanego” miejsca pracy:
Biurka wyposażone w silniki umożliwiające regulowanie wysokości oraz kąta pochylenia blatu to już ogólnie dostępne rozwiązania. W sprzedaży są również fotele, które dzięki regulowanej poduszce lędźwiowej oraz podłokietnikom na odpowiedniej wysokości utrzymują prawidłową – ergonomiczną pozycję ciała. Dodatkowo elektryczne systemy podnoszenia dają możliwość pełnej regulacji wysokości siedziska, siły oporu oparcia, „bujania się”, a nawet – rozłożenia fotela do pozycji leżącej, jeżeli zajdzie taka potrzeba.
Podłączanie tych urządzeń, przy użyciu np. bezprzewodowej technologii Bluetooth lub Wifi, do budynkowego systemu BMS i rozbudowa o funkcję zarządzania miejscami pracy, która umożliwia zapisywanie wszystkich ustawień wybranych wcześniej przez konkretną osobę, umożliwia ich przywrócenie po zalogowaniu się pracownika do przyporządkowanego mu hot desku. Jednocześnie, do innych urządzeń umieszczonych w danym pomieszczeniu, takich jak sterowniki barwy światła i natężenia oświetlenia, czy temperatury, wysyłane są przez system preferowane przez danego użytkownika parametry ich pracy.
Obecnie na rynku brak jest jeszcze gotowych rozwiązań dedykowanych do przestrzeni biurowych, co jest zapewne efektem braku wcześniejszego zainteresowania lub potrzeby wdrażania takich udogodnień. Jako przykład mogą jednak służyć rozwiązania wykorzystywane w branży logistycznej, gdzie kierowcy obsługujący floty samochodów ciężarowych mogą korzystać z udogodnień w postaci systemu, który zapamiętuje ustawienia fotela danego kierowcy i reguluje go w momencie zalogowania danego użytkownika do systemu.
Personalizacji w miejscach pracy podlegać mogą również inne urządzenia biurowe, takie jak telewizory z dostępem do kanałów informacyjnych, radioodbiorniki z ulubioną stacją radiową czy ekspresy do kawy. Natomiast sama identyfikacja pracownika odbywać się może poprzez kartę dostępową, kod PIN lub z wykorzystaniem technologii Bluetooth czy systemu identyfikacji radiowej (RFID). O przykładach takich rozwiązań można przeczytać w dziale Aplikacja budynkowa.
Tworzenie mobilizujących do pracy mikroprzestrzeni
Odrębnym tematem w zagadnieniu spersonalizowanego miejsca pracy jest tworzenie mikroprzestrzeni dopasowanych do potrzeb poszczególnych pracowników pod kątem estetycznym i psychologicznym, które w indywidualny sposób mogą mobilizować i stanowić inspirację do pracy.
Jak wynika z raportu How Millennials live, work and play, blisko 70% młodych pracowników jest skłonna zamienić inne, atrakcyjne korzyści proponowane przez pracodawcę, na rzecz lepszej przestrzeni do pracy. Lubimy się wyróżniać i chcemy pracować w biurach, które nas motywują do działania. Na rynku dostępny jest szereg rozwiązań, które pozwalają podkreślić indywidualny charakter danego miejsca pracy. Równie ważnym aspektem jest angażowanie pracowników do koncepcji aranżacji biura. Podnosi to ich poziom zaangażowania, poczucie docenienia przez pracodawcę, sprawiając jednocześnie, że będą orędownikami wprowadzanych zmian.
- Poprawa produktywności pracownika.
- Lepsze samopoczucie pracownika – większa motywacja do pracy.
- Brak negatywnych skutków zdrowotnych – brak zwolnień lekarskich.
- Docenienie firmy przez pracownika – większe zaangażowanie w pracę.
- Konieczność poniesienia kosztów na stworzenie i wdrożenie systemu obsługującego dostosowywanie spersonalizowanych miejsc pracy.