Dzisiejszy charakter pracy biurowej jest bardzo dynamiczny, konkurencyjny, zintegrowany i wzajemnie powiązany. Okoliczności te sprawiają, że projektowanie miejsc pracy nabiera znaczenia i wymaga uważnego przyjrzenia się temu, jak i gdzie wykonywana jest praca, aby jak najlepiej wspierać sukces pracowników i innowacje biznesowe. To, w połączeniu z ciągłym dążeniem do optymalizacji wykorzystania przestrzeni, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiednich rodzajów powierzchni biurowej do wykonywania różnorodnych zadań w ciągu dnia, sprawiło, że możliwość swobodnego zmieniania miejsca w biurze urosła do miana atrakcyjnej strategii.
Free address, czyli możliwość wyboru przez pracowników własnej przestrzeni roboczej w biurze, jest jedną z ciekawszych koncepcji. Idea bazuje jednocześnie na założeniu, że biurek jest mniej niż pracowników.
Wybór miejsca ze względu na komfort termiczny
Jedną z opcji omawianego założenia jest zaproponowanie pracownikom dobrowolności wyboru miejsca pracy w zależności od preferencji, co do temperatury panującej w danej przestrzeni. Takie rozwiązanie ma sens wtedy, gdy w biurze panują różne warunki termiczne, a najlepiej się sprawdza, gdy biuro oferuje przestrzenie różniące się przynajmniej o 3°C pomiędzy pokojami lub piętrami. Czasami takie różnice w temperaturze pojawiają się naturalnie w zależności od lokalizacji przestrzeni, np. w przestrzeniach przy fasadzie południowej, ze względu na dłuższą ekspozycję na promienie słoneczne, panują wyższe temperatury niż przy fasadzie północnej. Certyfikacja WELL wskazuje, że polityka dobrowolności wyboru stanowiska pracy powinna odnosić się przynajmniej do 50% stanowisk pracy w biurze.
Wybór miejsca ze względu na oświetlenie
Pomimo istniejących norm i standardów projektowych, które mają pomóc w zapewnieniu prawidłowego oświetlenia w biurze, komfort wizualny zawsze pozostaje kwestią indywidualną. W zależności od wykonywanej w danym momencie pracy, użytkownicy budynków potrzebują zróżnicowanego natężenia i temperatury barwowej oświetlenia. Dzięki temu mogą prawidłowo odwzorować kolory i kształty oraz dostrzegać tekst. Odmienny standard wizualny uzależniony jest również do tego, czy pracownicy wykonują zadanie w skupieniu czy zespołowo oraz czy koncentrują wzrok na danym przedmiocie, czy na ekranie komputera. W przestrzeni biurowej panują niejednolite warunki oświetleniowe w poszczególnych strefach. Związane jest to m.in. z odległością od okien, ekspozycją danej przestrzeni względem stron świata, pory roku, pory dnia, rozstawu przegród wewnętrznych oraz, oczywiście, od układu samej instalacji. Wdrażając podstawowe rozwiązania free address warto zapewnić możliwość samodzielnego wyboru stanowiska pracy w miejscu odpowiadającym aktualnym potrzebom wizualnym i preferencjom użytkownika oraz wykonywanemu zadaniu.
Wybór miejsca ze względu na akustykę
Komfort akustyczny to, pomijając wymagania normowe, pojęcie względne. Hałas może być odmiennie definiowany przez każdego pracownika. Dla jednego pełne skupienie osiąga się w cichym otoczeniu bez rozmów, inna grupa osób jest bardziej kreatywna w pomieszczeniach głośniejszych przy gwarze rozmów współpracowników lub grup coworkingowych. Różne przestrzenie pracy oferują inne natężenie hałasu. Ma to szczególne znaczenie w przypadku potrzeby pracy w skupieniu, kiedy pracownik będzie szukał takiego miejsca na terenie biura, które umożliwi mu koncentrację i wykonanie zaplanowanego zadania. Umożliwienie pracy w różnych miejscach, przy jednoczesnym zadbaniu o warunki akustyczne – niekoniecznie normowe – może przyczynić się do zwiększenia produktywności i zadowolenia z pracy i jej efektów.