Przestrzenie biurowe typu open space (pozbawione ścian działowych i drzwi) miały być krokiem w kierunku lepszej komunikacji współpracowników, a także ograniczenia kosztów aranżacji biura. Specjaliści z Harward Business School postanowili zbadać efekt tego podejścia. Okazało się, że rozwiązanie to zamiast polepszyć – pogorszyło komunikację bezpośrednią między pracownikami w firmie o 70%, a stały hałas wywoływał uczucie zmęczenia i wpływał na układ nerwowy, powodując rozdrażnienie, przez co znacznie spadła produktywność. Oszczędności płynące z urządzenia przestrzeni bez ścian są skutecznie neutralizowane przez zwiększone koszty pracy i jeżeli nie zostaną podjęte środki zaradcze, przekłada się to na straty firmy.
Dla wielu osób praca w miejscu wyciszonym lub kompletnej ciszy jest najistotniejszym czynnikiem wpływającym na poprawę skupienia i produktywności. Narażenie na stały hałas wpływa na ich komfort i zdrowie i przyczynia się do częstszych nieobecności na skutek choroby.
Innym problemem, który uwidacznia się w biurach typu open space jest wzrost niechęci do przebywania wśród innych ludzi. Należy pamiętać, że każdy człowiek ma inne potrzeby społeczne, a także inny poziom ekspozycji na innych, czyli różny okres, w którym może przebywać np. ze współpracownikami, zanim poczuje potrzebę odseparowania.
Aby uniknąć powyższych problemów wynikających z aranżacji przestrzeni biurowej, należy zacząć od dokładnej i kompleksowej analizy profili pracowników, określić jaki jest typ ich pracy, rodzaj wykonywanych zadań, sposób komunikacji, a przede wszystkim zapytać o ich preferencje. Pozwoli to na stworzenie biura odpowiadającego na ich potrzeby, tym samym umożliwi zaaranżowanie przestrzeni w sposób sprzyjający zaangażowaniu, produktywności i kreatywności, przynosząc korzyści nie tylko pracownikom, ale i firmie.
W wielu przypadkach sprawdza się podział biura, czyli przeznaczenie części powierzchni pod open space i części pod tradycyjne mniejsze biura rozdzielone ścianami i drzwiami.
Co w momencie, gdy biuro typu open plan jest już użytkowane i duża ingerencja w aranżację jest niemożliwa z różnych przyczyn? Istnieje wiele rozwiązań dla poprawy warunków pracy i zwiększenia poczucia prywatności i stale pojawiają się nowe, bardziej dostosowane do konkretnych wymagań użytkowników. Poniżej kilka przykładów:
- Salki konferencyjne i pokoje spotkań przeznaczone dla różnej liczby osób, zapewniające odpowiednią izolację akustyczną, a także prywatność wizualną. W przypadku, gdy pokoje spotkań mają przeszklone ściany, można zastosować farby matujące do szkła, folie lub rolety.
- Pokoje cichej pracy, pojedyncze, z odpowiednio wyciszonymi ścianami i drzwiami.
- Stosowanie na przestrzeni biur materiałów dźwiękochłonnych, wykorzystanie surowców takich, jak filc i wełna lub wprowadzenie zielonych ścian, które również mają takie właściwości.
- Stosowanie mobilnych ekranów akustycznych, które pracownicy mogą ustawiać w zależności od potrzeb i tworzyć na otwartej przestrzeni boksy do pracy wspólnej lub dla własnego komfortu. Poza zapewnieniem wyizolowanej przestrzeni takie zastosowanie daje również pracownikom poczucie większej kontroli nad wyglądem ich miejsca pracy.
- Spokojna muzyka może pomóc w maskowaniu rozmów.
- Miejsca do rozmów telefonicznych, w formie niewielkich boksów nawiązujących do budek telefonicznych, które zapewniają poufność rozmowy i odpowiednie wyciszenie. Budki powinny być zlokalizowane na każdym piętrze lub skrzydle biura, a dostęp do nich nie powinien być w jakikolwiek sposób ograniczony.
- Zapewnienie hot-desk, czyli możliwości dowolnej zmiany miejsca pracy, co umożliwia oddalenie się od głośniejszych miejsc na przestrzeni biura lub od innych pracowników.
- Zapewnienie miejsc do odpoczynku, rozrywki, pomieszczeń do uprawiania sportu, w których można się spotykać i rozmawiać bez narażania współpracowników na hałas.
- Filtry na monitory, które uniemożliwiają dostrzeżenie treści wyświetlanych na monitorze osobom przebywającym w pobliżu, zapewniając prywatność wizualną.
- Otoczenie roślinnością, która zapewni prywatność wizualną.
- Przypominanie pracownikom o szacunku i nieprzeszkadzaniu sobie nawzajem.
- Oszczędność kosztów – dzięki zmniejszeniu stopnia absencji pracowników.
- Możliwość dodatkowego przychodu – poprzez zwiększenie produktywności.
- Wartość społeczna, dzięki wspieraniu tworzenia przyjaznych miejsc pracy odpowiadających różnym potrzebom pracownika.
- Podkreślenie odpowiedzialności i dbałości firmy o komfort i zdrowie pracowników.
- Innowacyjność.
- Ograniczone możliwości zastosowania w małych przestrzeniach.
https://www.urban-office.com
Bernstein ES, Turban S. 2018. The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration. Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239. http://dx.doi.org/10.1098/rstb.2017.0239
https://www.forbes.com/sites/stephaniesarkis/2019/01/27/how-your-open-plan-office-is-killing-your-privacy-and-safety/#3d302cd04e99
https://www.jllrealviews.com/trends/bringing-privacy-to-open-plan-offices/